Utredning: Det finns många sätt att hantera riskerna vid innovativ offentlig upphandling

Nya lösningar och teknologier spelar en central roll i fråga om att främja hållbarhetsförändringarna och andra samhälleliga syften. I dessa ingår emellertid risker av många olika slag som kan hanteras och fördelas på olika sätt. Detta framgår av en utredning som publicerades för statsrådet den 12 maj.

Balans mellan fördelar och risker vid innovativ upphandling

Offentlig upphandling ses som ett sätt att införa och sprida god praxis särskilt på marknaden för rena lösningar, inom social- och hälsovårdssektorn samt för att påskynda digitaliseringen.

När de innovativa upphandlingarna är lyckade blir de offentliga tjänsternas kvalitet, produktivitet och hållbarhet bättre och upphandlingarnas samhälleliga verkningar blir större. Motvikten till nyttan utgörs av upphandlingens risker.

”Riskhantering vid innovativ upphandling handlar om balansen mellan nytta och risker och att de fördelas ändamålsenligt mellan parterna, i typiska fall beställaren och leverantören”, säger projektledaren, specialforskare Ville Valovirta från Statens tekniska forskningscentral.

”Vid innovativ upphandling kan föremålet för upphandlingen inbegripa en stor mängd utvecklingsarbete för en ny lösning, och utvecklingsarbetets resultat kan vara osäkra. Utgångspunkten för riskhanteringen är att riskerna och nyttan undersöks vid varje upphandling. Utifrån det kan man besluta om man strävar efter att minimera riskerna med upphandlingen eller om man godkänner en kontrollerad risktagning för att uppnå den nytta som innovationerna medför”, säger specialforskaren för projektet Matti Pihlajamaa från Statens tekniska forskningscentral.

I fallstudien identifierades risker och sätt att hantera riskerna

I utredningen undersöktes genom sju fallstudier hur väl olika slags metoder att hantera risker fungerar. De representerar hållbara och innovativa upphandlingar inom flera olika branscher.

De fallstudier som genomförts lyfter fram flera risker och de åtgärder som vidtagits för att hantera och minska dessa risker. Den största risken i anslutning till objektet för upphandlingen var osäkerheten kring om den nya produkten eller tjänsten fungerar rent tekniskt och om den eftersträvade nyttan uppnås.

Utifrån olika exempelfall finns det redan flera sätt att hantera och dela på risker. De kan gälla information, växelverkan, upphandlingsmodeller och avtalsvillkor.

Exempel på centrala åtgärder var inkluderande beredningsarbete i anslutning till upphandlingen och beredskap inför en tillräckligt lång införandefas, pilotprojekt för och testning av nya lösningar, verksamhetssätten inom alliansmodellen samt anskaffning av utvecklingsarbete från flera leverantörer parallellt. I de flesta granskningarna hade även utomstående offentlig finansiering utnyttjats.

Smidig finansiering och flexibel fördelning av stöd

I projektet föreslås att det införs stödfinansiering, till exempel i form av en innovationssedel, för beredningen av innovativ upphandling som kompletterar den finansiering av innovativ offentlig upphandling som redan nu beviljas av Business Finland.

För att verksamhetsmodellen för förkommersiell upphandling ska kunna utnyttjas i större utsträckning bör man överväga att införa ett nationellt programbaserat stöd. För att minska riskerna med att införa en innovativ lösning är det nödvändigt med ett investeringsstöd som beviljas oberoende av bransch för de första objekten med klart högre teknologiska och funktionella risker än normalt. En annan eventuell stödform kan vara ett effektivitetsbaserat investeringsstöd för objekt med stor potential, såsom utsläppsminskningar eller effekter på välbefinnandet. En riskgaranti kan inkluderas i investeringsstöden som tilläggselement. Riskgarantin inriktas på noggrant specificerade risker i samband med tillämpningen av ny teknik.

”Utöver metoderna i anslutning till finansieringen bör man ytterligare utvidga och fördjupa utvecklandet av kunnandet och delandet av bästa praxis i fråga om sätten att genomföra innovativa upphandlingar som delar riskerna, och beställarnas samarbete bör faciliteras och stödjas”, säger specialforskare Katriina Alhola från Finlands miljöcentral. Uppgifter om forskning, utvärdering och effekter spelar en viktig roll i fråga om att minska riskerna för olika parter.

Utredningen genomfördes gemensamt med Statens tekniska forskningscentral av Finlands miljöcentral SYKE, och av sakkunniga från Ranunculus Oy samt av Advokatbyrå Castrén & Snellman Ab.

Mer information: Ville Valovirta, specialforskare, Statens tekniska forskningscentral, tfn 050 354 3280, ville.valovirta(at)vtt.fi och Katriina Alhola, specialforskare, Finlands miljöcentral, tfn 029 525 1065, katriina.alhola(at)syke.fi

Inom statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet (VN TEAS) tar man fram information till stöd för beslutsfattandet, den kunskapsbaserade ledningen och verksamheten. Utrednings- och forskningsverksamheten styrs av en utrednings- och forskningsplan som statsrådet årligen fastställer. De som producerar informationen ansvarar för innehållet i rapporterna i publikationsserien för utrednings- och forskningsverksamheten. Innehållet återspeglar inte nödvändigtvis statsrådets ståndpunkt. Mer information: https://tietokayttoon.fi/sv.