Statsrådets kanslis ärendehanteringssystem är ett elektroniskt ärenderegister och system för dokumenthantering. Vi tar emot respons, frågor och begäran om information från privatpersoner, företrädare för intressegrupper och medierna. Alla meddelanden som innehåller kontaktuppgifter registreras i ärendehanteringssystemet, där de får ett diarienummer för behandlingen.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Genom registreringen visas att en handling har kommit in och registreringen gör det också möjligt att följa ärendenas behandlingsfaser. Därtill säkerställer registreringen att allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar tillgodoses. Genom registreringen skapas dessutom ett sakregister för registrerade handlingar samt rapporter och statistik.

Registrerade uppgifter

Namnuppgifter behövs för att identifiera den person som inlett ärendet (om det är fråga om en privatperson), den tjänsteman som behandlar ärendet och eventuellt själva ärendet.

Utlämnande av uppgifter

Kunderna kan på begäran få ett utdrag om de offentliga uppgifterna i systemet.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området. Uppgifterna bevaras i enlighet med bestämmelser som gäller myndigheter och Riksarkivets beslut om bevaringstider.

Bevaringstid för uppgifterna

Vi bevarar uppgifterna i enlighet med statsrådets kanslis arkivbildningsplan. I praktiken innebär detta att vi bevarar permanent meddelanden som vi har besvarat. De meddelanden som inte leder till åtgärder bevaras å sin sida i två år efter att regeringsperioden har löpt ut. Begäran om information och handlingar bevaras i tio år. Korta frågor eller begäran om information från medierna eller andra intressegrupper som besvarats direkt per e-post bevaras i ett år.

Vi samlar in personuppgifter som behövs för enkäter och anmälningar till evenemang.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter

Informationsinnehållet varierar från fall till fall, men vanligtvis ber vi dig ange ditt namn och din e-postadress när du anmäler dig till ett evenemang. Beroende på evenemang kan vi också vid behov begära övriga personuppgifter.

Utlämnande av uppgifter

I enskilda fall kan vi lämna ut uppgifter till aktörer som har en anknytning till enkäterna, till exempel till ministeriets övervakningstjänster. Våra underleverantörer behandlar personuppgifterna i egenskap av tjänsteproducent.

Bevaringstid för uppgifterna

När det gäller enkäter varierar den ändamålsenliga bevaringstiden från fall till fall.

När det gäller anmälningar till evenemang är bevaringstiden den tid som behövs för att ordna ett evenemang och för åtgärder efter det, vilket innebär att uppgifter bevaras i högst sex månader efter evenemanget. I enskilda fall är bevaringstiden den tid som ekonomiförvaltningen, arkiveringen eller den tekniska säkerhetskopieringen kräver.

Det går att prenumerera på nyhetsbrev och annat aktualitetsmaterial på webbplatsen tietokayttoon.fi. Personuppgifter som lämnas i samband med prenumerationen behandlas av anställda vid strategiavdelningen vid statsrådets kansli och tjänsteleverantören för vårt elektroniska nyhetsbrev, Emaileri, med vilken vi avtalat om behandlingen av personuppgifter.

Vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke för att fullgöra statsrådets kanslis rättsliga förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 20 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Registrerade uppgifter

I prenumerationstjänsterna för nyhetsbrev och aktualitetsmaterial registreras den e-postadress som lämnats i samband med prenumerationen.

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området, med undantag för e-postadresserna till prenumeranterna på det interna nyhetsbrevet om Finlands EU-ordförandeskap. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna i prenumerationstjänsterna för aktualitetsmaterial och nyhetsbrev bevaras tills prenumeranten avslutar prenumerationen.

De tjänstemän vid strategiavdelningen vid statsrådets kansli som samordnar statsrådets gemensamma utrednings- och forskningsverksamhet tar emot respons på verksamheten via responsblanketten https://tietokayttoon.fi/sv/kontakta-oss på webbplatsen tietokayttoon.fi. Det är också möjligt att kommentera blogginläggen på webbplatsen.

Vi behandlar personuppgifterna med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrerade uppgifter

Vi ber dig fylla i ditt namn i responsblanketten. Om du önskar svar på ditt meddelande ber vi dig fylla i din e-postadress. Om du vill kan du också ange organisationens namn.

I bloggkommentarer ber vi dig ange din e-postadress och ditt namn, som sedan visas i kommentarsfältet.

Utlämnande av uppgifter

Vi överför inte personuppgifter utanför EU eller EES-området. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

De uppgifter som skickats in via responsblanketten raderas när det förflutit ett år från responsen. Bloggkommentarer bevaras under blogginläggets livscykel.

Vi samlar in tekniska logguppgifter om dataförbindelserna och användningen av webbtjänsten. Uppgifterna behövs för att producera tjänsten och för att säkerställa informationssäkerheten. Logguppgifterna innehåller information som kan kopplas till en enskild person, såsom IP-adress och tidsstämpel. Dessa logguppgifter används endast för att möjliggöra tjänsten i datakommunikationsnätet och för att reda ut fel och avvikelser i informationssäkerheten.

På vissa av webbplatsens sidor finns inbäddade tredjepartsapplikationer, till exempel flöden från sociala medier, videor eller poddsändningar. I dessa applikationer används kakor, som förmedlar information om nedladdningen av sidan till en tredje part.

Mer information om kakor på statsrådets kanslis webbplats (på finska)

Vi samlar in allmänna statistiska uppgifter om användningen av webbplatsen och använder dem för att utveckla tjänsterna. Sådana uppgifter är nedladdade sidor, tidpunkt samt webbläsare och operativsystem. Inga sådana uppgifter samlas in med hjälp av vilka enskilda personer kan identifieras. Besökarnas IP-adresser anonymiseras, det vill säga förenklas till allmän nivå innan de behandlas.

På vissa av webbplatsens sidor finns inbäddade tredjepartsapplikationer, till exempel flöden från sociala medier, videor eller poddsändningar. I dessa applikationer används kakor, som förmedlar information om nedladdningen av sidan till en tredje part.

Mer information om kakor på statsrådets kanslis webbplats (på finska)