Valtioneuvoston kanslian asianhallintajärjestelmä on sähköinen asiarekisteri ja asiakirjojen hallintajärjestelmä. Otamme vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien lähettämiä palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Kaikki yhteystietoja sisältävät yhteydenotot rekisteröidään asianhallintajärjestelmään, jossa niille muodostuu käsittelyä osoittava diaarinumero.

Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Rekisteröinnin avulla osoitetaan asiakirjan saapuminen, mahdollistetaan asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen, autetaan asiakirjojen julkisuusperiaatteet toteutumista, saadaan kirjattujen asiakirjojen asiahakemisto sekä raportteja ja tilastoja.

Tallennetut tiedot

Nimitietoja tarvitaan identifioimaan asian vireille panija (jos yksityishenkilö), käsittelevä virkamies ja mahdollisesti itse asia.

Tietojen luovutus

Asiakkaat saavat pyynnöstä otteen järjestelmän julkisista tiedoista.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja valtioneuvoston kanslian tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että yhteydenotot, joihin olemme vastanneet, säilytetään pysyvästi. Sen sijaan yhteydenotot, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään 2 vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään 10 vuotta. Toimittajien ja muiden sidosryhmien lyhyitä tietopyyntöjä, joihin on vastattu suoraan sähköpostitse, säilytämme yhden vuoden.

Erilaisten kyselyjen toteuttamiseksi ja tilaisuuksiin ilmoittautumisissa keräämme tarvittavat henkilötiedot.

Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tallennetut tiedot

Tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta tyypillisesti tilaisuuksiin ilmoittauduttaessa pyydetään henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Tilaisuudesta riippuen voidaan tarvittaessa pyytää myös muita henkilötietoja.

Tietojen luovutus

Voimme luovuttaa tietoja tapauskohtaisesti kyselyihin liittyville toimijoille, esimerkiksi ministeriön valvomolle. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja palvelun tuottajana.

Tietojen säilytysaika

Kyselyissä tarkoituksenmukainen säilytysaika vaihtelee tapauskohtaisesti.

Ilmoittautumisissa säilytysaika on tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika, enintään 6 kk tilaisuuden jälkeen, ja tapauskohtaisesti taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika.

Tietokayttoon.fi-verkkosivuilta on mahdollista tilata uutiskirjeitä ja muita ajankohtaisaineistoja. Tilatessa annettavia henkilötietoja käsittelevät valtioneuvoston kanslian strategiaosastolla työskentelevät henkilöt sekä sähköisen uutiskirjeen palveluntarjoajamme Emaileri, jonka kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä.

Käsittelemme henkilötietojasi valtioneuvoston kanslian lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta ja julkisuuslaki 20 §) sekä suostumuksesi perusteella.

Tallennetut tiedot

Uutiskirjeiden ja ajankohtaisaineistojen tilauspalveluissa tallennamme tilauksen yhteydessä annetun sähköpostiosoitteen.

Tietojen luovutus

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle lukuun ottamatta EU:n puheenjohtajakauden sisäisen uutiskirjeen tilaajien sähköpostiosoitteita. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.

Tietojen säilytysaika

Tiedot ajankohtaisaineistojen tilauspalvelussa sekä uutiskirjeiden tilausjärjestelmissä säilyvät, kunnes tilaaja itse lopettaa tilauksensa.

Valtioneuvoston yhteistä selvitys- ja tutkimustoimintaa koordinoivat valtioneuvoston kanslian strategiaosaston virkamiehet ottavat vastaan toimintaa koskevaa palautetta tietokayttoon.fi-verkkosivustolla olevalla palautelomakkeella https://tietokayttoon.fi/palaute. Sivustolla on mahdollista myös kommentoida blogikirjoituksia.

Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tallennetut tiedot

Palautelomakkeessa pyydämme kysyjän nimen. Jos kysyjä haluaa viestiinsä vastauksen, pyydämme sähköpostiosoitteen. Halutessaan kysyjä voi myös antaa organisaation nimen.

Blogikommentoinnissa pyydetään sähköpostiosoite ja nimi, joka näytetään verkkosivuilla kommentin yhteydessä.

Tietojen luovutus

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.

Tietojen säilytysaika

Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi. Blogikommentit säilytetään blogikirjoituksen elinkaaren ajan.

Verkkopalvelun tietoliikenneyhteyksistä ja käytöstä kerätään teknisiä lokitietoja, joita tarvitaan palvelun tuottamiseen ja tietoturvallisuudesta huolehtimiseen. Lokitietoihin sisältyy tietoja, jotka on mahdollista yhdistää henkilöön, kuten IP-osoite ja aikaleima. Näitä lokitietoja käytetään vain palvelun mahdollistamiseksi tietoliikenneverkossa sekä virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi.

Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolinen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte, video tai podcast. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle.

Lisätietoja evästeistä valtioneuvoston kanslian verkkosivustolla

Sivuston käytöstä kerätään yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelun kehittämiseen. Näitä tietoja ovat ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä. Sivustojen kävijäseuranta ei kerää tietoja, joista yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa. Kävijöiden IP-osoitteet on anonymisoitu eli karkeistettu yleiselle tasolle ennen niiden käsittelyä. 

Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolinen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte, video tai podcast. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle.

Lisätietoja evästeistä valtioneuvoston kanslian verkkosivustolla