Informaatiomuotoilu, turvapaikanhakijat ja kokeilu. Yhtäköyttä-hanke  ei olisi voinut ryhtyä työskentelemään enää paljoa ajankohtaisempien asioiden parissa viime syksynä. Toimeksiantonamme on selvittää ja kokeilla erilaisia tietojohtamisen menetelmiä päätöksenteon tukemiseksi. Hanke toteutetaan osana valtioneuvoston vuoden 2015 selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoa ja sen tekijöinä ovat Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Open Knowledge Finland  ja Oxford Research. Ensimmäinen ja kaunein kokeilumme on nimeltään ”Informaatiomuotoilija talossa”.

Informaatiomuotoilulla tarkoitetaan tiedon, kuten vaikka pitkän tekstin tai numeeristen taulukoiden pukemista ymmärrettävään ja havainnolliseen asuun. Kokeilun kysymyksenasettelua voisi rinnastaa vanhaan sanontaan: jos yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, niin herättääkö yksi infografiikka tuhat kertaa enemmän kiinnostusta kuin sama tekstinä, tai säästääkö yksi vilkaisu datavisualisointiin tuhat tuntia numeerisen informaation omaksumiseen kuluvaa työaikaa? 

Yksi kokeilumme tuotoksista on Lucifyn tekemä vuorovaikutteinen visualisaatio Euroopan turvapaikanhakijatilanteesta.

Toisaalta informaatiomuotoilija talossa -kokeilussa informaatiomuotoilun hyödyllisyys otettiin annettuna, ja kokeilun tarkoituksena oli selvittää mitä käytännöllisiä haasteita ja ratkaisuja liittyy informaatiomuotoiluosaamisen entistä laajempaan hyödyntämiseen hallinnossa. Kokeilun nimi juontuu ajatuksesta, jonka mukaan informaatiomuotoilija olisi organisaation sisäinen henkilöresurssi ja palvelu, jonka puoleen työntekijät voisivat kääntyä kuten IT-tukeen. 

Avoin ja ketterä kilpailutus

Kokeilujen kuuluu kestää vain rajallisen ajan ja käynnistyä verrattain nopeasti. Näin myös tapahtui, ja vieläpä hyvässä innostuneessa hengessä. Yhtäköyttä-hankkeen vastuuksi tuli parhaan mahdollisen informaatiomuotoiluosaamisen löytäminen. Järjestimme kilpailutuksen joka huomioi tasapuolisesti meille tutut ja tuntemattomat tekijät. Sen voitti hinnan ja referenssien perusteella parhaaksi arvioitu Lucify oy  ja Koponen & Hildén oy  yhdessä. Ajatus informaatiomuotoilijan rekryämisestä vaihtui matkan varrella palvelun ostamiseksi alihankintana, sillä kaikki kilpailutuksesta kiinnostuneet suosivat tarjoamista yritystensä kautta. Menetelmä on dokumentoitu tarkemmin erillisessä artikkelissa. 

Kilpailutukseen saadut tarjoukset julkaistiin hintoineen ja referensseineen etukäteen verkossa, jotta yleisö sai mahdollisuuden tutustua niihin ennen arviointia.

Sopimuksen raamit asettuivat hankkeen aikataulun ja VNK:n budjetin mukaan kuukauden työtunneiksi alkuvuoden 2016 aikana. Aloituspalaverissa Lucify ja Koponen & Hilden esittelivät aiempia töitään, kuten Flow Towards Europe:a  ja Arts and culture in Helsinki -julkaisu sekä kokemuksiaan hyvän toimeksiannon vaatimuksista. Seuraavaksi hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja, projektipäällikkö Sari Löytökorpi ja yksikön päällikkö Taina Kulmala valtioneuvoston kanslian politiikka-analyysiyksiköstä esittelivät kokeilun ja toimeksiantojen tarpeen kansliapäällikkökokouksessa ja ministeriöiden yhteyshenkilöpalaverissa.

Pääsihteeri Erkki Matilainen sisäministeriöstä (oik.) kertoo turvapaikanhakuprosessista. Informaatiomuotoilija Ville Saarinen tekee muistiinpanoja koneelleen.

Tarve on ilmeinen, data joskus kiven alla

Lucifyn Ville Saarinen esitti toiveen toimeksiantojen aineistolähtöisyydestä. Liian tarkkaan määriteltyjen tarpeiden ongelma kun on, etteivät aineistot aina mahdollista niiden toteuttamista. Toinen infomuotoilijoiden toive oli kuulla toimeksiannon tekijöiltä ongelman kuvaus ratkaisuehdotuksen sijaan, sillä jälkimmäisen tulisi nimenomaan jäädä heidän vastuulleen. 

Toimeksiantojen löytäminen ei tuottanut juurikaan vaikeuksia. Koponen & Hilden tekivät kahdelle VN TEAS -sisartutkimushankkeelle pienimuotoisia visualisointeja. Lisäksi kokeilussa aloitettiin hallitusohjelman seurannan visualisointi, mutta se irroitettiin pian omaksi erilliseksi projektikseen, koska varsinaiset kokeilun työtunnit haluttiin keskittää turvapaikanhakijatilanteeseen. Tuloksena syntyneet aikajanat näkyvät hallitusohjelman seurantasivuilla kärkihankkeiden ja reformien alla.

Muiden muassa digitalisaation, kokeilujen ja normien purkamisen kärkihankkeen etenemistä voi seurata Koponen & Hildénin toteuttamalla aikajanalla.

Kaksi suuritöisintä visualisaatiota tehtiin yhteistyössä Migrin kanssa. Ensimmäinen toteutus on vuorovaikutteinen graafinen käytöliittymä maakohtaiseen turvapaikanhakijatilanteeseen. Aineistona on YK:n pakolaisviraston dataa sekä Suomen osalta Maahanmuuttoviraston tilastoja. Toinen toimeksianto liittyy turvapaikanhakuprosessiin Suomessa, ja se on tarkoitus julkaista lähiaikoina.

Informaatiomuotoilusta on hyötyä

Kokeilun oppeja on hyvä eritellä jo nyt. Aineistoja on paljon, niiden julkisuusaste vaihtelee ja tiedon irrottaminen tietojärjestelmästä tai -kannasta teettää oman työnsä. Joidenkin aineistojen salaus edellyttää turvallisuusselvitysten tekemistä niitä käsitteleville henkilöille. Vakituisten informaatiomuotoilijoiden toimintamalli voisi siksi osoittautua perustelluksi ratkaisuksi. Nyt kokeillussa toimintamallissa informaatiomuotoilijat keskustelivat suoraan toimeksiantojen tekijöiden eli asiantuntijavirkamiesten kanssa. Malli palvelee tarvelähtöisyyttä ja on todellinen matalan kynnyksen ratkaisu, mutta ajoittain se saattoi viedä informaatiomuotoilijoiden aikaa neuvotteluihin, pois varsinaisesti tekemisestä. Toimeksiantopyyntöjen ja informaatiomuotoilijoiden työajan määräämisen voisi toisaalta kierrättää päälliköiden kautta varsinkin jos tekemisen määrä kasvaa.

Pitkän aikavälin oppi on, että informaatiomuotoilun näkökulma on hyvä huomioida jo tietojärjestelmiä uusittaessa. Eri aineistojen yhdistelemiseen, vuorovaikutteisuuden toteuttamiseen ja muihin vaativiin tapauskohtaisiin tehtäviin informaatiomuotoilun erityisosaaminen tulee kuitenkin tarpeeseen ja osoittaa hyödyllisyytensä, vaikka lienee mahdoton tehtävä mitata tarkkoja hyötyjä numeerisesti eurojen tai säästettyjen työtuntien muodossa. Hankkeemme tulevassa sisäänajosuunnitelmassa tarjoamme tiivistetyt opit parhaan mahdollisen osaamisen hankkimiseksi mahdollisimman kustannustehokkaasti, jonka pohjalta informaatiomuotoilun hyödyntäminen palautuu organisaation valistuneen arvion varaan.

Teksti: Raimo Muurinen
Kuvat: Open Knowledge Finland ja valtioneuvosto