Markkinoilta saatava tieto on tärkeää hankinnan suunnittelun ja onnistumisen kannalta. Yksi tapa kerätä tätä tietoa on käydä hankinnan valmisteluvaiheen aikana markkinavuoropuhelua yritysten kanssa.
Valmisteluvaihetta koskevaa sääntelyä on otettu ensimmäistä kertaa hankintalakiin (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, 65 ja 66 §) ja sen mukaan hankintayksiköt voivat jakaa tietoa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan sekä vastaanottaa hankintamenettelyn suunnittelua ja toteutusta koskevia neuvoja. Sääntely on vuoropuhelujen toteutuksen osalta joustavaa, kunhan yhteistyö ei vääristä kilpailua ja tasapuolisen kohtelun ja avoimuuden periaatteita noudatetaan.
Yhtenä valtioneuvoston Innovatiiviset menettelyt biotalouden ja puhtaiden ratkaisujen hankinnoissa -tutkimushankkeen osa-alueena on ollut selvittää, miten markkinavuoropuhelut voivat edistää kestävien ja innovatiivisten ratkaisujen käyttöönottoa julkisissa hankinnoissa. Hankkeessa on haastattelujen avulla selvitetty muun muassa hackathon -haastekilpailujen, yhteistyöverkostojen luomisen, hankintayksiköiden yhdessä toteuttamien vuoropuheluiden ja digitaalisen vuoropuhelun soveltumista innovatiivisten hankintojen suunnitteluun. Vaikka tulosten raportointi on vielä kesken, voidaan kerätystä aineistosta nostaa esiin muutamia mielenkiintoisia havaintoja markkinavuoropuhelun merkityksestä.
Hankintayksiköt käyvät vuoropuhelua päivittääkseen markkinaosaamistaan ja esimerkiksi selvittääkseen minkälaisia uusia tuotteita tai palveluratkaisuja markkinoilla on kehitetty. Toisaalta erityisesti innovatiivisia ratkaisuja etsittäessä, vuoropuhelua on käyty myös hankintaa koskevan idean kartoittamiseksi. Vuoropuhelua voidaan myös käyttää välineenä hankintaa koskevien suunnitelmien toteuttamiskelpoisuuden testaamiseen esimerkiksi silloin, kun hankinnan kohteen ympäristökriteereitä on muutettu suhteessa aikaisempaan. Ne voivat myös auttaa hankintayksikköä ymmärtämään, mitä menettelyä käyttämällä hankinta kannattaa kilpailuttaa.
Vaikka markkinavuoropuheluiden merkitys hankinnan onnistumisen kannalta korostuu tehdyissä haastatteluissa, liittyy niiden käymiseen useita erilaisia haasteita. Hankintayksiköiden resurssien puute ja se, että hankintoja ei ole totuttu tekemään ennakoiden, saattavat johtaa tilanteeseen, jossa markkinavuoropuhelua ei pystytä tai keretä toteuttamaan. Joskus myös yritykset voivat olla haluttomia jakamaan tietoa ratkaisuistaan ja ideoistaan, jos vaarana on, että ne tulevat muiden yritysten tietoon. Hankintayksikön näkökulmasta keskeinen ratkaistava asia on se, miten toteuttaa valmisteluvaiheen aikainen vuoropuhelu niin, että sen avulla saadaan hankinnan suunnitteluun tarvittavia tietoja hankintasääntelyn periaatteita vaarantamatta. Uudesta sääntelystä huolimatta epäselväksi jää se, kuinka pitkälle meneviä keskusteluja valmisteluvaiheen aikana voidaan käydä hankintaperiaatteita rikkomatta. Avointa keskustelua ja lisätutkimusta tarvitaan käytännössä toimivien markkinavuoropuhelukäytäntöjen ja hankintaperiaatteiden tulkinnan osalta, johon myös käynnissä oleva tutkimushanke pyrkii osaltaan vastaamaan.
Teksti: Johanna Sammalmaa, Turun yliopisto
Kuva: Riitta Supperi, Finland Promotion Board
