Maakuntauudistukseen liittyvässä muutoksessa julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden järjestämis- ja tuottamisvastuu jakaantuu nykyistä useammalle toimijalle. Siten on erityisen tärkeää, että käytössä olevat digitaaliset järjestelmät mahdollistavat palvelun jatkuvuuden ja tietojen välittymisen yli organisaatiorajojen (valtio, maakunta, kunta ja yksityiset palveluntarjoajat). Tätä tukemaan tarvitaan hallintamalleja.

Yhdessä kehittäminen systemaattiseksi

Työ- ja elinkeinoministeriö on käynnistänyt maakuntauudistuksen rinnalla julkiset työvoima- ja yrityspalvelut yhdistävän kasvupalvelu-uudistuksen. Maakunta- ja kasvupalvelu-uudistuksen yhteisenä tavoitteena on, että Suomen alueellinen kehittäminen ja kasvun aikaansaaminen perustuu valtion, maakuntien ja kuntien kumppanuuteen ja vuorovaikutukseen.

Uudistus on tuonut oman mausteensa tietojärjestelmien kehittämiseen ja hallintaan. Aiemmin keskitetyn tahon hallinnoimien sähköisten yrityspalveluiden ylläpito ja kehittäminen tapahtuvat uudistuksen myötä ympäristössä, jossa on mukana itsehallinnollisia maakuntia. Kun palveluiden järjestämis- ja tuottamisvastuu jakaantuu nykyistä useammalle toimijalle, on tärkeää, että käytössä olevat digitaaliset järjestelmät mahdollistavat palveluiden jatkuvuuden ja tietojen välittymisen yli organisaatioiden rajojen. Kasvupalveluissa on tarve yhteisille menettelyille ja työvälineille asiakas- ja asiakkuustietojen hyödyntämisessä sekä avoimille rajapinnoille kehittämisessä. Lisäksi 2018 voimaan tuleva Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus asettaa lisää ja uudenlaisia vaatimuksia henkilötietojen käsittelyyn. Kasvupalvelujen digitalisaation näkökulmasta on myös tärkeää koota niiden järjestäjät, tuottajat ja asiakkaat ekosysteemimäiseen yhteistyöhön sekä määritellä toimijoiden keskinäiset roolit ja yhteistyön tekemisen tavat ja mallit

”Asiakkaille halutaan tarjota kasvupalveluissa yhdenmukainen käyttökokemus maakuntarajoista riippumatta eivätkä asiakkaatkaan halua toimia eri tavoin eri maakuntien alueella. Menossa olevassa uudistuksessa digitaalisuuden täysimääräinen hyödyntäminen palvelutuotannossa ja toimijoiden keskinäisistä vastuista ja rooleista sopiminen tarjoaa hyvät eväät onnistumiselle”, toteaa teollisuusneuvos Sirpa Alitalo työ- ja elinkeinoministeriöstä. 

Hallintamallit yhteistyön tekemiseen

Esitämme YritysDigipalvelut VN-TEAS-hankkeen raportissa ehdotuksia kasvupalveluiden (yrityspalveluiden) sähköisten järjestelmien hallintamalleiksi. Lisäksi esitämme toimiviksi havaittuja käytäntöjä, joita on hyödynnetty hallintamallien laatimisessa, sekä käytännön esimerkkejä hallintamalleista sähköisten järjestelmien kehitys- ja ylläpitotehtävien järjestämiseksi. Hallintamallin osa-alueet on kuvattu niin, että jatkossa muutkin digitaalisten palvelujen järjestämisestä vastaavat tahot voivat miettiä ja suunnitella omaan tilanteeseensa sopivan hallintamallin.

”Maakuntien yrityspalvelutoimijoilla ja valtakunnallisilla kasvupalveluilla on yhteinen tavoite yritysten menestymiseksi ja tavoite toteutetaan yhdessä tekemällä. Olennaista on, että asiakkuuksiin sekä toimijoiden väliseen yhteistyöhön liittyvä tieto saadaan sujuvasti kulkemaan”, toteaa Lapin ELY-keskuksen elinkeinot, työvoima ja osaaminen -vastuualueen johtaja Tuija Ohtonen.

Tutkimus perustuu VTT:n pitkäjänteiseen työhön ohjelmistojen elinkaaren hallintaan ja hallintamalleihin. Tämä selvitys on tärkeä, koska vastaavaa laajaa erilaisia tietojärjestelmätyön ”ekosysteemisiä” hallintamallitapauksia koostavaa ja analysoivaa tutkimusta ei ole tehty aiemmin julkisella sektorilla.

Mitä ovat hallintamallit?

Julkisella sektorilla on havahduttu huomaamaan, ettei päällekkäinen työ sähköisten järjestelmien kehittämisessä kannata. Jokaisen organisaation - oli kyseessä kunta tai tulevaisuudessa maakunta - ei tarvitse kehittää ja maksaa kaikkia omia sähköisiä järjestelmiään yksin, koska usein tarpeet ovat samansuuntaisia. Pyrkimys onkin siirtyä tilaamaan ja jatkokehittämään ohjelmistoja tai alustoja yhdessä, jolloin samaa ratkaisua voi hyödyntää useassa julkisen sektorin organisaatiossa. Lisääntynyt yhteistyö ja avoimuus lupaavat selviä säästöjä ja helpottavat tiedonkulkua eri toimijoiden kesken, mutta vaativat yhteistyön käytänteet, vastuut ja työkalut.

Hallintamalleilla tarkoitetaan käytäntöjä ja vastuita, jotka mahdollistavat sähköisten järjestelmien pitkäaikaisen kehittymisen eri sidosryhmiä tasapuolisesti palvelevaan suuntaan. Kun nämä toimintatavat on huolellisesti suunniteltu ja dokumentoitu niin voidaan saavuttaa yhteiskehittämisen edut - kustannussäästöt, laadun paraneminen, jne.

Hallintamallissa kuvataan käytäntöjä ja vastuita. Näitä asioita voidaan kuvata eri tasoilta. Yhteistyön ja tiedonkulun varmistaminen näiden tasojen välillä on tärkeää onnistuneelle toiminnalle. Tasoja voidaan luokitella karkeasti seuraavasti:

Strateginen taso: omistajuus sekä päätöksenteon vastuut ja käytännöt, linjaukset kehittämiselle ja rahoituksen järjestäminen
Koordinointitaso: toiminnan koordinointi päätösten mukaan, osallistaminen, tarpeiden keruu ja analysointi. Tämä taso toimii myös linkkinä strategisen tason ja tuotantotason välillä.
Tuotantotaso: päätösten mukaan käytännön toteutuksen suunnittelu, kilpailutus, toteutus ja koordinointi

Ilman hallintamallia järjestelmäkehityksessä voidaan päätyä joko diktatuuriin tai anarkiaan. Jos yksi toimija sanelee liikaa tietojärjestelmäkehitystä, muiden sidosryhmien tarpeet eivät tule huomioiduksi. Jos taas jokainen yksittäinen toimija operoi muista riippumatta, syntyy useita erillisiä - ja mahdollisesti keskenään yhteen sopimattomia - versioita samasta ohjelmistosta ja menetetään yhteiskehittämisen edut. 

Teksti: Jukka Kääriäinen ja Katja Henttonen, VTT